27 Tháng Chín, 2021

Blog chia sẻ kiến thức

Vì một tương lai thông thái hơn

phan-mem-quan-ly-hang-hoa-5

Thống kê về tình trạng nhập kho và Báo cáo tồn kho

Giải pháp phần mềm quản lý hàng hóa giảm thiểu rủi ro

Phần mềm quản lý hàng hóa kho hay còn gọi là phần mềm kho là phần mềm chuyên dụng. Nó thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi các hoạt động chính. Cụ thể như xuất hàng, nhập hàng, lưu trữ, tồn kho, lao động,… trong kho hàng. Phần mềm quản lý kho sẽ hỗ trợ tích hợp các phần mềm khác. Bao gồm: quản lý mua hàng (ERP), quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất và phần mềm quản lý vận tải. Vậy quản lý hàng hóa là gì? Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa trong đời sống hiện nay? Hãy cùng Công ty Gsoft tìm hiểu cách quản lý hàng hóa ngay bạn nhé!

phan-mem-quan-ly-hang-hoa-1
Giải pháp phần mềm quản lý hàng hóa giảm thiểu rủi ro

Tìm hiểu về Quản lý hàng hóa là gì?

Hàng hóa là nguyên liệu thô cơ bản được mua và bán bởi các cá nhân hay tổ chức. Hàng hóa thường được chiết xuất, sản xuất và bán với số lượng. Vì vậy để hỗ trợ thị trường thương mại toàn cầu và có tính lỏng. Nó cho phép người sản xuất, người tiêu dùng và nhà kinh doanh tài chính giao dịch kinh doanh. Quản lý hàng hóa về cơ bản được sử dụng như là các khối xây dựng cho các hàng hóa và dịch vụ phức tạp hơn. Chúng được tiêu chuẩn hóa và thay thế cho các hàng hóa khác cùng loại.

Quản lý hàng hóa được chia thành bốn loại:

  • Nông nghiệp: cây lương thực (ví dụ: ngô và bông), vật nuôi (gia súc, gia cầm,…). Và cây công nghiệp (ví dụ: gỗ xẻ, cao su và len) được bao gồm trong danh mục này.
  • Năng lượng: các sản phẩm dầu mỏ như là dầu thô, khí đốt tự nhiên, than đá. Hay là uranium (được sử dụng để sản xuất năng lượng hạt nhân), ethanol (được sử dụng làm phụ gia xăng) và điện được bao gồm trong danh mục này.
  • Kim loại gồm có: Kim loại quý và kim loại cơ bản nằm trong danh mục này 
  • Môi trường:  Danh mục này sẽ bao gồm các sản phẩm như khí thải carbon. Hay là chứng chỉ năng lượng tái tạo và chứng chỉ trắng

Tất cả các mặt hàng này cần được quản lý đúng cách nhất. Nếu chúng muốn được tối ưu hóa tốt nhất. 

phan-mem-quan-ly-hang-hoa-2
Tìm hiểu về khái niệm Quản lý hàng hóa là gì?

Tổng quan về Quản lý hàng hóa

Các hàng hóa thị trường đang là xu hướng về giá cả hàng hóa ổn định. Trong đó có các tiềm năng để đầu tư về thương mại. Đây là lý do tại sao quản lý thích hợp là chìa khóa thành công. Điều này là do quản lý hàng hóa cung cấp dành cho các nhà giao dịch cơ hội

Quản lý. Để đề cập đến quá trình phát triển một cách tiếp cận có phương pháp đối với toàn bộ chu kỳ sử dụng đối với một nhóm hàng hóa. Nó thường xuyên được dùng thay thế cho Mua sắm chiến lược, Quản lý người bán và Quản lý danh mục. Mục đích là để quản lý rủi ro hoạt động liên quan đến sản xuất và thương mại hàng hóa.

Mặc dù quản lý hàng hóa được coi là một khía cạnh của bộ công cụ Quản lý mua sắm. Nó thường được sử dụng trong các bối cảnh khác như là quản lý sự sẵn có của các nguồn lực khan hiếm. Tức là kết hợp tất cả các hoạt động chiến lược và trách nhiệm liên quan đến sản xuất, mua sắm và thương mại hàng hóa.

Một số trách nhiệm gồm có quản lý mối quan hệ, tìm nguồn cung ứng, điều khoản và điều kiện. Cũng như là phân tích thị trường và xác định xu hướng, báo giá, chiến lược đàm phán và kết quả kinh doanh. Những người khác sẽ bao gồm hậu cần hàng hóa, hàng tồn kho và quản lý chu kỳ tiền mặt. Nó đòi hỏi cần phải có kế hoạch về chiến lược. Nhằm để đảm bảo rằng các lực lượng thị trường không tác động tiêu cực đến các khoản đầu tư thương mại.

phan-mem-quan-ly-hang-hoa-3
Tổng quan về Quản lý hàng hóa tại kho

Một phần mềm quản lý kho thường sẽ có các chức năng như sau:

  • Hỗ trợ để xử lý đơn đặt hàng.
  • Bán hàng và phân phối về hàng hóa.
  • Quản lý hàng tồn kho.
  • Nhận hàng và xuất kho một cách tốt nhất.
  • Quản lý nhà cung cấp hay tìm nguồn cung ứng.
  • Quản lý về thanh toán.
  • Hiện nay, kho tích hợp với các công nghệ thông minh trong quản lý kho hàng. Ví dụ như Light-picking, Voice-picking, hỗ trợ nhiều loại hand-held,,…Nhằm để nâng cao năng suất cho công nhân vận hành kho.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý và vận hành kho hàng. Với nhiều vấn đề đã tồn đọng như: nghiệp vụ quản lý kho hạn chế, chưa tuân thủ các quy định và nguyên tắc quản lý kho: 5S, JIT, LEAN, ISO và an toàn cháy nổ.

Chưa kể một số kho cần tuân thủ về các nguyên tắc theo đặc tính của hàng hoá. Cụ thể như: hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), hàng thực phẩm (F&B), hoá chất (chemist), dệt may (garment), nguyên vật liệu (raw material), bán thành phẩm (semi finished ),… Dưới đây là thách thức trong quản lý kho hàng tại một số doanh nghiệp.

1. Nhận hàng (Inbound)

Nhận thông tin về các đơn hàng trễ, nhập liệu đơn hàng thủ công dẫn đến dễ sai sót. Không ghi nhận về được số lô. Nó sẽ phụ thuộc kinh nghiệm của thủ kho để nhớ mặt hàng. Từ đó đưa hàng vào vị trí lưu trữ và khó theo dõi hàng trả về từ thị trường.

phan-mem-quan-ly-hang-hoa-4
Tại sao chủ doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

2. Xuất hàng (Outbound)

Không “truy vết” được số lô nào sẽ bán cho khách hàng nào. Đặc biệt là hàng bán vào siêu thị, cửa hàng tiện lợi trong trường hợp có sự cố. Hay là không gian kho nhỏ, tối đa hóa diện tích lưu trữ nên việc soạn hàng rất vất vả.

Nó khó điều tra nguyên nhân nếu có bị mất mát hàng, hư hỏng và sự cố xảy ra trong kho.

Nhiều thao tác thủ công, cũng như là năng suất lao động chưa cao.

3. Quản lý kho và hàng tồn kho

Nguy cơ hàng hóa hết hạn sử dụng trong kho là vì không theo dõi được hạn sử dụng. Bố trí về mặt bằng theo loại hàng giúp dễ nhớ do chưa tối ưu khai thác không gian lưu trữ. Tốn quá nhiều thời gian để kiểm đếm, ký chứng từ và dễ mắc sai sót số liệu.

Tốn khá nhiều công sức cho việc kiểm đếm hoặc cả tháng mới kiểm kê kho một lần.

4. Kiểm kê tài sản

Việc kiểm kê tài sản đang vận hành trong doanh nghiệp không chính xác, minh bạch sẽ khiến cho người dùng gặp khó trong việc xác định số lượng, “giá trị còn lại” của hàng hóa qua các chu kỳ kinh doanh, không đảm bảo được định mức hàng tồn kho cũng như các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.

5. Thống kê tình hình nhập kho & Báo cáo tồn kho

Cuối ngày làm việc, Thủ kho phải có trách nhiệm cập nhật số liệu về tình hình nhập kho. Bao gồm thành phẩm và nguyên vật liệu nhập kho trong ca/trong ngày và báo cáo số lượng cho Quản lý phòng. Cũng như là Kế toán kho, phó GĐ phụ trách kho NVL, báo cáo phòng NVL, Kế toán kho NVL, Phó GĐ phụ trách kho thành phẩm.

phan-mem-quan-ly-hang-hoa-5
Thống kê về tình trạng nhập kho và Báo cáo tồn kho

Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng hóa

Quản lý về quy trình nhập kho 

Đặt hàng hóa đúng nơi, đảm bảo về các quy trình kho khác được diễn ra thuận lợi. Khi doanh nghiệp được sử dụng phần mềm quản lý kho. Nó luôn được đặt đúng chỗ để tối đa hóa về sự hài lòng của khách hàng và thời gian sản xuất.

  • Phần mềm dễ dàng tích hợp đối với các công nghệ thông minh khác: Kết nối vạn vật (IoT), quét mã vạch (QR/Barcode Scan). Cũng như là giọng nói (Voice ) từ đó sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng.
  • Lập kế hoạch nhận hàng: Việc sắp xếp khu vực lưu trữ trống giúp hàng hoá vô cùng quan trọng. Nó giúp bạn bố trí nhân công, thiết bị hiệu quả, có sự chuẩn bị nhằm đáp các yêu cầu đặc biệt khác của chủ hàng. 
  • Xử lý và kiểm tra về quy trình nhập kho nhanh hơn: Ít lỗi hơn, xử lý biên nhận hàng, cân hàng. Cũng như là kiểm đếm hàng hóa nhanh hơn giúp bạn tiết kiệm thời gian. (Thời gian về chu kỳ nhận hàng sẽ ngắn hơn)
  • Nhận hướng dẫn nhập kho về từ phần mềm: Năng suất sẽ cao hơn trong kho của bạn. Từ đó giúp bạn tiết kiệm chi phí, hàng hóa trong nước được lưu trữ ở đúng vị trí nhanh hơn. Cũng như là Khả năng hiển thị hàng tồn kho sẽ chính xác hơn. (Vận chuyển hàng hóa cũng dễ dàng hơn và nhanh chóng để tìm, theo dõi và truy xuất.
  • Chụp minh chứng hình ảnh về tình trạng của hàng hóa. Nó là tình trạng về hàng hóa, hỗ trợ khi xảy ra tranh chấp với nhà cung cấp.
  • In nhãn và dán nhãn tại chỗ nhằm thay thế lô hàng hỏng hay bị mất mát.
phan-mem-quan-ly-hang-hoa-6
Quản lý tốt nhất về quy trình nhập kho

Phần mềm quản lý hàng hóa giúp quản lý về quy trình xuất kho 

Phần mềm quản lý hàng hóa gợi ý về các phương án picking, di chuyển hàng hoá khả thi nhất. Nó dựa trên thuật toán tối ưu (dựa trên lịch sử vận hành để tối ưu). Tối ưu hóa về hiệu quả quá trình lấy hàng. Cũng như người quản lý kho phù hợp với chiến lược chọn và tự động hóa chính xác với hàng hóa được xử lý.

Đối với các kho hàng và trung tâm phân phối sẽ không xử lý đơn đặt hàng khách hàng. Phần mềm có thể sẽ được thực hiện dựa trên khối lượng nhận và vận chuyển.

Giảm tối đa thời gian picking: áp dụng phương pháp chọn hoặc kết hợp với các phương pháp. Nhằm để giảm thời gian di chuyển giữa các địa điểm được chọn. Đây sẽ là quy trình tốn kém nhất trong kho. Gồm có 55% tổng chi phí vận hành, tối ưu hóa quy trình này sẽ giảm chi phí đáng kể và tăng hiệu quả vận hành kho.

Về quy trình đóng gói và dán nhãn: tất cả các dữ liệu cần thiết sẽ được nhập vào phần mềm xử lý và đưa ra lợi ích.

phan-mem-quan-ly-hang-hoa-7
Quản lý về quy trình xuất kho tối ưu hóa các rủi ro

Quản lý về vấn đề tồn kho

Hệ thống sẽ cảnh báo tự động: Hàng tồn kho luôn được cập nhật để tránh tình trạng thiếu hàng. Nó cũng sẽ tạo ra cảnh báo thông qua email hoặc SMS khi mà các mặt hàng không được phân phối. Nhằm để tìm nguồn thay thế hoặc đưa ra các quyết định kinh doanh thật phù hợp.

Vấn đề lưu trữ: hàng hóa sẽ được đặt vào không gian lưu trữ thích hợp nhất với từng loại hàng hoá. Khi được thực hiện đúng nghiệp vụ, quá trình để lưu trữ sẽ tối đa hóa tối không gian có sẵn trong kho và tăng được hiệu quả lao động.

Bổ sung về tồn kho (Replenishment): đảm bảo rằng mọi vị trí lấy hàng đều sẽ chứa số lượng sản phẩm tối ưu cho quá trình lấy hàng trơn tru. Cũng như là hiệu quả từ các vị trí lưu trữ sản phẩm dự trữ sang khu vực lưu trữ chính. Đảm bảo về lượng tồn kho được an toàn.

(Mobile App) ứng dụng quản lý dành cho các thiết di động. Đó sẽ là một bước cải tiến trong việc quản lý kho hàng. Cũng như thay thế phương pháp quản lý và vận hành thủ công. Nhằm loại bỏ kho hàng không giấy tờ (paperless warehouse). Giúp việc tăng tỷ lệ chính xác của hàng tồn kho (lên đến 99%) bằng cách xóa nhập dữ liệu thủ công.

Phân tích về dự báo tồn kho: cung cấp các kết quả được ước tính hợp lý về doanh số mỗi ngày. Để cho nhà quản lý biết được số lượng sản phẩm dự kiến ​​sẽ được xuất/nhập/lưu trữ. 

Nâng cao về năng lực cạnh tranh và dịch vụ khách hàng

Nâng cao về năng lực cạnh tranh: Các doanh nghiệp logistics, sản xuất đã và đang áp dụng công nghệ trong vận hành, quản trị. Giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu và tự động hoá vận hành, đáp ứng các yêu cầu về kết nối công nghệ thông tin đối với khách hàng.

Phân quyền truy cập khách hàng: Phần phần hỗ trợ tính năng cấp quyền truy cập dành cho các khách hàng, nhà cung cấp. Họ sẽ chủ động để kiểm tra hàng hoá của mình. Hay là các trách nhiệm khác. Hạn chế giao tiếp bằng email, điện thoại sẽ gây mất thời gian, bị động,….

phan-mem-quan-ly-hang-hoa-8
Nâng cao về năng lực cạnh tranh và dịch vụ của khách hàng

Phần mềm quản lý hàng hóa gAMSPro

Đối với phần mềm quản lý kho hàng duy nhất hay hệ thống quản lý kho hàng. Quý doanh nghiệp sẽ quản lý được hầu hết các hoạt động vận hành kho. Gồm có các quy trình xuất kho, nhập kho; quản lý tồn kho. Nó giúp tiết kiệm chi phí vận hành, tránh sai sót cho lỗi thủ công. Nhà quản trị sẽ chỉ theo dõi báo cáo tồn kho, hoạt động vận hành hàng ngày. Và thông qua một phần mềm quản lý kho hàng duy nhất.

Về mặt khác, cải thiện hiệu quả hoạt động kho cần có sự kết hợp về thu thập dữ liệu, cải tiến quy trình và công nghệ.

gAMSPro không chỉ bán phần mềm, chúng tôi còn hỗ trợ tất cả giải pháp quản lý kho hàng. Bao gồm thiết kế đến vận hành cho quý khách hàng và đối tác. gAMSPro không ngại chia sẻ và hỗ trợ bằng tâm huyết của những người làm logistics và giải pháp kho hàng. Đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong việc quản lý logistics. 

Bạn đang gặp khó khăn trong quá trình vận hành và quản lý kho hàng? Hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên gia của Công ty Gsoft ngay hôm nay nhé!

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI

Tầng 6 – 7 – 8, 235 Lý Thường Kiệt, Phường 6, Quận Tân Bình, Tp. HCM.

Tòa nhà GSOFT, 177B Trần Văn Đang, Phường 11, Quận 3, Tp.HCM

Tầng 7 tòa nhà Việt Á, Số 9 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.

Shibuya 1-12-2, Shibuya-ku, Tokyo 150-0002, Japan

ĐT: 08 999 09179

Hotline: 0913 509 979

contact@gsoft.com.vn